O controle de férias dos funcionários é uma das principais tarefas rotineiras do departamento de pessoal. É por meio dele que a empresa planeja os períodos de descanso dos funcionários durante o ano. Por isso, preparamos esse conteúdo especial com algumas dicas de como realizar esse controle. Vamos conferir?
Férias trabalhistas segundo a CLT
As férias são o período de descanso, que por direito, deve ser ofertado a todos os trabalhadores regidos pela CLT e assim como os demais benefícios, precisa ser controlado de maneira correta pela empresa.
Antes da reforma trabalhista, o colaborador poderia optar por dividir seu tempo de férias em apenas 2 períodos. Atualmente, com a CLT atualizada, o período de férias pode ser dividido em até 3 vezes. Mas é necessário que um dos períodos tenha no mínimo 14 dias corridos, e os outros dois períodos não podem ser inferiores a 5 dias.
Controle de férias dos funcionários: como fazer?
Para fazer o controle das férias dos funcionários é preciso estabelecer uma política interna. É por meio dela que a empresa garante um diálogo aberto com os funcionários, explicando quando podem pedir descanso, como fazer e com quem falar sobre isso. É importante que estas regras sejam comunicadas a todos os profissionais de forma simples e objetiva.
Para controlar as férias, ter o histórico do funcionário é essencial. Graças a ele, o Departamento de Pessoal poderá saber quais profissionais já estão em regime de concessão e quantos dias cada um deles tem direito. O sistema de controle de férias da TiqueTaque 👀 é um grande aliado para coletar e organizar esses dados de forma automatizada.
Além disso, um sistema de controle de ponto (olha a TiqueTaque aí outra vez 😅) também é um grande aliado, para que a empresa evite erros no controle da jornada de trabalho dos profissionais, sabendo em quais dias houve faltas injustificadas e atrasos de rotina.
Por fim, com todos esses dados em mãos, é importante traçar um cronograma de férias.. Assim, gestores e lideranças poderão consultar esse controle e a produtividade não cairá, pois os setores não serão prejudicados com a ausência.
Como fazer o controle de férias dos funcionários?
O controle de férias é um dos maiores desafios do Departamento Pessoal (ou Recursos Humanos), quando levamos em consideração as necessidades da empresa em relação à mão de obra com as necessidades pessoais do time.
A desorganização pode ser uma grande vilã nesse contexto, por isso é de extrema importância realizar o controle de férias dos funcionários.
Existem diversas maneiras de realizar esse controle, seja ele através de ferramentas online (como a da TiqueTaque, por exemplo) ou planilhas no Excel.
Benefícios do controle de férias
O controle de férias é uma demanda recorrente do setor de RH. Portanto, ter uma política de férias bem estruturada traz benefícios tanto para a empresa quanto para o trabalhador.
Benefícios para a empresa
- Organiza a escala de faltas evitando impactos diretos na execução das tarefas;
- Aumenta o controle gerencial, permitindo que os gestores organizem os horários de trabalho;
- Assegura o cumprimento das obrigações e auxilia o departamento de pessoal no cálculo das férias;
- Gera dados sobre a necessidade de contratação de trabalhadores temporários para suprir a falta de mão de obra.
Benefícios para o funcionário
- Possibilita o planejamento pessoal e familiar do empregado para que ele possa usufruir do descanso remunerado;
- Oferece transparência ao trabalhador, indicando os prazos para solicitação de férias ou os meses menos adequados para se ausentar;
- Dá abertura para negociar saídas, parcelamento de férias e até mesmo abonos em dinheiro.
5 passos para fazer o controle de férias dos funcionários
Agora que já conhecemos os benefícios que o controle de férias dos funcionários traz tanto para empresas quanto para os próprios funcionários, vamos listar os 5 passos para implementar uma política efetiva para garantir uma boa gestão do controle de férias:
1. Organize o histórico de férias da empresa
O controle de férias começa com o registro detalhado de todos os períodos gozados pelos funcionários. Nesse sentido, o histórico deve informar:
- o nome do funcionário;
- o período de carência;
- número de dias já utilizados.
- Organizar um mapa com dados reais ajuda no planejamento. Assim, a empresa reduz a possibilidade de cometer erros e gerar responsabilidades trabalhistas, caso o empregado não tire férias no prazo previsto em lei.
2. Defina um cronograma
O RH deve definir prazos com clareza, orientando os funcionários a solicitarem suas férias com antecedência. Esse cuidado é fundamental, pois o controle de férias visa o planejamento da empresa e do empregado.
Além disso, o cronograma sempre ajuda a gestão de pessoas a se organizar para cobrir as férias dos funcionários e manter o controle da produção.
3. Prepare a equipe
Antes de liberar um funcionário para as férias, invista em treinamento para que a equipe saiba lidar com a ausência. É preciso organizar o cronograma de trabalho para evitar que os processos fiquem parados, comprometendo as entregas.
O cronograma estabelecido no passo anterior ajudará o gestor a designar os funcionários capazes de responder às solicitações e também o funcionário que, prestes a entrar em férias, pode confiar o trabalho a um colega.
4. Evite o acúmulo de funções
O planejamento também evita que a equipe sofra com a ausência de um integrante. Afinal, quando um funcionário tira férias, os projetos precisam continuar e não seria certo que outra pessoa caísse em esgotamento por excesso de trabalho.
Nesse sentido, é importante distribuir responsabilidades e sempre ouvir o feedback dos funcionários para reatribuir, se necessário. Além, é claro, de aplicar avaliações de desempenho para corrigir falhas de processos.
5. Priorize a demanda interna
A empresa deve levar em consideração os períodos de alta demanda antes de conceder as férias, sejam individuais ou coletivas. Assim, empresas com forte pico de produção em épocas festivas, por exemplo, devem organizar o cronograma para não comprometer o andamento do trabalho..
Em geral, os funcionários preferem tirar férias durante o verão ou os que têm filhos, nas datas das férias escolares. Então é importante que o planejamento familiar e o empresarial estejam sincronizados para não afetar o trabalho da empresa.
Conclusão
Fica clara a importância do controle de férias para a empresa e de como ele pode impactar diretamente diversos indicadores. Esperamos que com as nossas dicas você consiga organizar o controle das férias da empresa de forma eficiente, tranquila e principalmente justa e para isso, que tal testar o nosso sistema de controle de férias? É só se cadastrar no nosso FreeForever (que é gratuito de verdade) e começar a gerir as férias do seu time.
