É fato que o tempo e a organização são umas das maiores dificuldades de muitos profissionais. Só que esses problemas desencadeiam outros, principalmente, na produtividade e no desempenho. O que as empresas podem fazer é ajudar seus colaboradores a otimizar a gestão de tempo, umas das principais soft skills para transformar a performance.
Não conseguir realizar todas as tarefas necessárias durante o tempo previsto de trabalho, com qualidade e eficiência, pode ser uma questão de quantidade de demandas ou falta de gestão. Quando a questão é tempo, há algumas boas práticas que líderes podem incentivar no time e mudar essa realidade.
Se você, chefe, líder, ou profissional de RH quer otimizar sua gestão e ajudar seus times na organização do tempo e demandas, vamos explorar melhor sobre o assunto neste artigo.
O que é uma boa gestão de tempo e qual sua importância?
Você já sentiu que o dia podia ter mais de 24 horas? Que o seu tempo de trabalho nunca é suficiente para fazer suas entregas? Isso tudo pode ser falta de gestão de tempo.
A gestão de tempo acontece em dois quesitos, o planejamento das tarefas e das prioridades, seguido da execução das atividades. Esta é uma forma de organizar a sua rotina individual e do time, para que todas as obrigações no trabalho sejam feitas e entregues no prazo, com qualidade.
Uma boa gestão de tempo não é só sobre ser produtivo o tempo todo, mas é, principalmente, sobre a qualidade do trabalho. Também é sobre saber escolher as prioridades e urgências, é respeitar o bem-estar e a saúde mental dos profissionais. Afinal, não adianta ter grandes entregas, se elas não seguem uma linha de qualidade, ou não são as necessidades da empresa no momento.
Quando empresas implementam ações para otimizar a gestão de tempo, elas conseguem observar que seus colaboradores se organizam melhor e demonstram estarem mais satisfeitos, mais engajados e produtivos. Um é consequência do outro, assim, tanto a empresa quanto os funcionários se beneficiam.
Os principais impactos de uma boa gestão de tempo
Como falamos acima, a gestão de tempo é um fator que influencia na satisfação e na produtividade. Isso significa que, além de gerar melhores resultados para a empresa, o impacto positivo também acontece na gestão de pessoas e no ambiente de trabalho. Vamos analisar alguns benefícios a seguir:
1- Diminui o estresse: otimizar a gestão de tempo é uma das melhores formas de organizar as demandas da empresa e diminuir o estresse e, até mesmo, situações de burnout. Isso porque a organização diminuirá as situações inesperadas, os prazos apertados e a correria do dia a dia.
2- Melhora o clima organizacional: a melhora do estresse é um dos maiores aliados do clima. Afinal, todos os colaboradores vão ter uma rotina otimizada e tranquila e, consequentemente, vão se relacionar melhor, se comunicar com mais assertividade e todo ambiente de trabalho vai se tornar mais adequado e confortável.
3- Aumenta o engajamento entre as equipes: profissionais felizes e produtivos, são pessoas engajadas com seus empregos. Ou seja, uma boa gestão de tempo ajuda a conectar seus funcionários com o propósito e as ações da empresa, fazendo com que eles se sintam pertencentes e deem seus melhores no trabalho.
4- Demonstra a valorização do funcionário: ajudar a otimizar a gestão de tempo e incentivar a organização dos times é uma forma de mostrar aos seus colaboradores que eles importam e que a empresa se preocupa com seu bem-estar. Isto promove maior satisfação, retém mais talentos e diminui a rotatividade.
Dicas de como otimizar a gestão de tempo dos times
Gestão de tempo é sobre saber otimizar suas demandas do trabalho, priorizando apenas o que é essencial e delegar o que não é tão prioridade no momento. E este movimento é extremamente importante para manter a produtividade e os prazos estipulados.
Mas nem todos os profissionais conseguem viver este cenário. Por isso, separamos dicas de como você gestor, líder ou colaborador pode implementar ações para ajudar a otimizar a gestão de tempo na empresa. Veja a seguir:
#1 Defina prioridades
Você já deve ter ouvido a frase “se tudo for uma prioridade, nada é prioridade”. Bom, isso é muito real. Se você não separar as tarefas mais importantes para um dia ou para uma semana, você nunca vai conseguir focar em nada. E a pior parte, vai se estressar e não vai conseguir executar tudo com qualidade.
Por isso, o primeiro ponto, e mais importante, é saber definir prioridades.
Uma dica para definir as suas prioridades individuais e do seu time é trabalhar uma gestão de metas otimizadas, como a metodologia de OKRs. Assim, é possível entender quais as necessidades da empresa e focar no que realmente importa.
#2 Conheça sua equipe
Quando você conhece sua equipe, seus colegas de trabalho, é muito mais fácil estipular prazos e atribuir funções para um projeto ou uma tarefa. Assim, a organização das demandas ficam muito mais otimizadas, além de respeitar as limitações e formas de funcionamento das pessoas.
Conhecer o funcionamento e comportamento dos profissionais da sua empresa também é uma forma de identificar as dificuldades que eles têm em relação ao trabalho e sua execução. Isso permite que gestores tomem ações para ajudar o time e evita problemas mais para frente.
#3 Cuide do bem-estar dos colaboradores
Otimizar a gestão de tempo também é sobre bem-estar e saúde mental. Afinal, quando um colaborador não está bem, provavelmente ele não vai conseguir se organizar e cumprir os prazos da empresa.
Assim, a melhor forma de ter um bom gerenciamento do tempo é incentivar o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
#4 Use a tecnologia a seu favor
Já se foi a época de organizar seu tempo, suas tarefas e toda sua gestão no papel ou, até mesmo, em planilhas. Para otimizar sua gestão de tempo é preciso usar ferramentas que podem te ajudar nessa missão. São diversas as opções, o importante é entender as necessidades do seu time e investir nas melhores.
Trouxemos algumas dicas das ferramentas que podem ser essenciais para te ajudar a otimizar a gestão de tempo:
- Gestão de tarefas: é muito importante ter uma ferramenta para organizar as demandas e os projetos. Isso ajuda a visualizar os prazos e pessoas alocadas para realizar uma demanda. Também é uma forma de monitorar o progresso de cada ação do time e evitar erros, atrasos e outros problemas.
- Gestão de pessoas: uma ferramenta de gestão de pessoas costuma analisar o desempenho dos colaboradores. A Elofy, por exemplo, além de te ajudar na gestão de metas, oferece funcionalidades para conhecer seu time, engajá-lo e, assim, melhorar a performance.
- Gestão da comunicação: é importante ter um canal de comunicação aberto e transparente para ajudar o time a alinhar os processos e as necessidades de cada profissional.
- Gestão do controle de ponto: para poder entender como anda as questões de horas trabalhadas, extras, absenteísmo e outras questões que podem estar sendo afetadas pela gestão de tempo e trazer insights de pontos de melhorias.
Otimizar a gestão de tempo é um processo que ajuda não só a produtividade, mas toda a integridade da empresa. Cabe à empresa e aos gestores ajudarem seus times nessa missão.
