Controle de ponto: o que é e como funciona [GUIA]

O controle de ponto nada mais é do que fazer a gestão da jornada, registrando os horários de entrada, saída, intervalos e horas extras de cada funcionário. De maneira resumida pode parecer simples, mas, de controle de ponto a gente entende e sabemos bem que não é tão simples assim na prática.

Sendo assim, para que você termine esse texto sabendo tudo sobre controle de ponto, vamos falar sobre como funciona, qual a importância e a melhor maneira de controlar o ponto, o melhor app para controle de ponto, qual órgão que pode fiscalizar a folha de ponto e claro, te ajudar apresentando os sistemas de controle de ponto para ajudar a escolher o melhor relógio para a realização da gestão.

O que é controle de ponto?

Assim como falamos no início, controle de ponto é o acompanhamento dos horários de jornada de trabalho do funcionário. No entanto, quando esse controle é eficiente, você passa a realizar a gestão de jornada e pessoas na empresa.

Dessa maneira você passa a ter acesso a informações que impactam em sua empresa, e permite a otimização da jornada dos colaboradores. Pontualidade, horas trabalhadas e taxas de absenteísmo, por exemplo, são informações que dizem muito sobre o engajamento e motivação dos funcionários.

Além disso, os registros de ponto dos colaboradores afetam diretamente na folha de pagamento. Sendo assim, isso impacta não apenas no planejamento financeiro da empresa, como também pode gerar problemas jurídicos em alguns casos.

A seguir, vamos falar um pouco mais sobre os benefícios de ter uma boa gestão de jornada na sua empresa.

O que diz a lei

O controle de ponto – eletrônico ou digital – é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários. Na realidade, o limite anterior era de 10 funcionários, mas isso mudou com a Lei da Liberdade Econômica homologada em setembro de 2019.

Apesar de não ser obrigatório para empresas menores, muitas delas optam por realizar o controle de ponto da mesma forma.

Com o intuito de proteger o trabalhador, há algumas práticas que são proibidas quando o assunto é gestão de ponto dos funcionários. Confira a seguir:

• Impedir o registro. O empregador não pode exigir que o funcionário faça a marcação de ponto apenas no horário de jornada regular, para não marcar horas extras ou banco de horas. O registro deve acontecer nos horários de saída e entrada reais.
• Marcação de ponto automática. O ponto deve ser sempre registrado pelo funcionário, tanto no horário de entrada como no de saída, com exceção para os intervalos que podem ser pré-assinalados.
• Alterar ou eliminar dados de ponto do funcionário. O que foi registrado não pode ser alterado em nenhuma hipótese.

Todo funcionário é obrigado a fazer o registro do ponto?

Sim, há exceções com relação ao controle de ponto. Por exemplo, funcionários que exercem um cargo de confiança, como gestores e diretores, não precisam realizar o registro.

Uma vez que pessoas nessas posições têm maior autonomia no trabalho, e assim entende-se que não há necessidade de acompanhar a jornada diária. Sendo assim, também não se aplicam as regras de banco de horas e horas extras.

Tipos de controle de ponto

Existem várias formas de registro de ponto, então vamos falar sobre cada uma delas. Assim, você terá toda a informação necessária para fazer a melhor escolha para a sua empresa. Vamos lá?

Controle de ponto manual

Essa é a forma mais simples de registro de ponto.

Dentro desse formato existem outras subcategorias, como por exemplo o famoso livro ponto. Ou seja, um livro de capa dura, onde todo dia os funcionários anotam o horário que chegaram e fazem os intervalos.

Existem outros exemplos de controle de ponto manual, como fazer uma planilha no Excel ou na mão mesmo. Nesse formato, há uma tabela em branco em que os funcionários seguem o mesmo formato de anotações diárias que o livro ponto. 

Também há o cartão ponto manual, que é um cartão retangular pequeno, com uma tabela para ser preenchida e assinada pelo funcionário.

Por último, temos a forma manual porém mecânica de registro, é a origem da expressão “bater o ponto”: o relógio cartográfico. Ou seja, aquele em que o colaborador coloca um cartão em uma máquina que faz um pequeno furo no cartão, marcando a presença.

Desse modo, é preciso sempre que uma pessoa fique responsável por fechar estes pontos, somando, deduzindo e atribuindo as horas manualmente.

Apesar de comuns, esses formatos de controle de ponto abrem a possibilidade que alguns erros passem despercebidos, inclusive a planilha. Afinal, o controle manual precisa de muita atenção para informações repetitivas, e podem ocorrer até mesmo adulterações. 

Por isso, caso o processo de fechamento contenha informações incorretas, elas irão se refletir na folha de pagamento, e até desencadear processos trabalhistas.

Relógio de ponto eletrônico

Em 2009, a Portaria 1510 veio para iniciar a modernização do processo de controle de ponto. A partir disso, os registros puderam começar a ser feitos relógios eletrônicos de ponto (REP).

Desta forma, além de facilitar o registro e a extração de dados de ponto, diminui as chances de adulterações. 

Para que sejam utilizados, os relógios de ponto tradicionais precisam seguir algumas diretrizes, como por exemplo:

• Entrada USB para retirada das informações de ponto
• Bobina de papel para impressão do comprovante de registro
• Display mostrando a data e hora, inclusive minutos e segundos
• Armazenamento definitivo de informações, que devem ser impossíveis de modificar ou até mesmo excluir.

Uma das desvantagens dos REPs, é que o colaborador tem dificuldade para guardar os comprovantes de registro impresso de ponto, que apesar de ser um documento legal, poucos guardam. Além disso, o fechamento do espelho ponto em muitos casos ainda é feito de forma manual após a extração das informações dos REP. Sendo assim, há novamente o risco de que possíveis erros passem despercebidos.

Controle de ponto digital

Em 2011, a Portaria 373 foi aprovada, permitindo a utilização de formas alternativas de gestão de jornada. Ou seja, o registro de ponto passa a ser feito por vias digitais, e os dados são salvos em nuvem.

Além disso, tornou- se mais fácil atender a uma exigência da nova geração de funcionários: o home office.

Leia também: Portarias 1510 e 373: principais diferenças

Essa forma de ponto permite o registro através de aplicativos e aparelhos de ponto digitais, o que facilita o também o acompanhamento de jornada de maneira remota, fazendo o controle de ponto em home office.

Vantagens da tecnologia para gestão de jornada

Quando automatizado, o controle de ponto traz vários benefícios para a empresa, desde a parte financeira até a produtividade de funcionários. Sendo assim, confira a seguir as principais vantagens do controle de ponto digital.

Acompanhamento de banco de horas

É fazendo um controle eficiente de ponto que fica mais fácil fazer o acompanhamento do banco de horas do colaborador. Dessa forma, você sabe quanto cada pessoa tem para compensar e em qual prazo este banco precisa ser fechado.

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Controle de horas extras

Caso a sua empresa trabalhe com o regime de hora extra, o controle de ponto é o que vai dar suporte para realizar a gestão. Afinal, você pode acompanhar quantas horas estão acumuladas, e fazer o cálculo do valor das horas extras devidas no total.

Leia também: Como calcular o valor da hora trabalhada + horas extras

Sendo assim, o planejamento financeiro se torna mais preciso, e você evita que haja excesso de gasto com remuneração de horas extras.

O sistema de gestão de ponto da TiqueTaque, por exemplo, faz o cálculo dos valores devidos em horas extras automaticamente, e você pode acompanhar isso em tempo real. Planilha para calcular banco de horas e horas extras: aqui na TiqueTaque estamos sempre prontos para te ajudar. Por isso, disponibilizamos uma planilha personalizada para cálculos de banco de horas e horas extras.

Ela vai te ajudar muito no acompanhamento da carga horária de seus colaboradores e até a evitar possíveis problemas trabalhistas relacionados ao controle de ponto e jornada na sua empresa.

Evita processos trabalhistas

Grande parte dos processos trabalhistas atualmente têm relação com o pagamento incorreto das horas trabalhadas, horas extras e a falta de compensação do banco de horas.

Por isso que, realizando a gestão de jornada de maneira automatizada, você consegue ter maior precisão nos dados de ponto, e evita que alguns erros passem despercebidos.

Segurança e transparência

Tanto a empresa quanto o funcionário são amparados pelo controle de ponto.

O funcionário, por exemplo, fica tranquilo que está recebendo o que merece, além de ter como comprovar o que foi trabalhado caso não receba corretamente. Além disso, a tecnologia permite que o colaborador acompanhe sua jornada e tenha maior autonomia sobre ela.

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Por outro lado, a empresa também pode comprovar a frequência do funcionário e se defender judicialmente, caso necessário.

Gestão de pessoas

Caso os funcionários não estejam chegando no horário combinado, é importante entender se há algum problema de engajamento, comprometimento ou motivacional.

Além disso, como o controle de ponto permite o acompanhamento do número de horas extras e banco de horas realizados, você pode entender se sua equipe está sobrecarregada ou não. Afinal, caso o número de horas adicionais seja alto, talvez seja momento de aumentar ou remanejar sua equipe.

Como escolher o melhor controle de ponto para a minha empresa?

Bom, em primeiro lugar você precisa traçar os objetivos a serem alcançados com o controle de ponto. Você pretende deixar a marcação de ponto mais segura? Mais eficiente? Reduzir custos de hora extra no final do mês?

Em segundo lugar, você precisa conhecer o perfil do seu colaborador. Por exemplo, não adianta escolher uma solução que funciona apenas com o aplicativo, se o seu funcionário não tem um smartphone para utilizar. 

A TiqueTaque, por exemplo, conta com o relógio biométrico próprio, o que atende todas as necessidades de diferentes públicos de funcionários. 

Agora, em terceiro lugar, você precisa entender quais funcionalidades você precisa para realizar uma gestão de jornada eficaz. Relatórios completos automáticos, fechamento de espelho ponto simplificado, acompanhamento em tempo real de horas extras e banco de horas, são apenas algumas das funcionalidades disponíveis em soluções de ponto digital.

Por último, mas não menos importante, conheça a marca da solução. Verifique suas avaliações em redes sociais, procure saber como funciona o atendimento e suporte dessa empresa. 

Muitas vezes, a empresa faz um bom atendimento de venda, mas não dão o suporte que é necessário para a adaptação com o sistema depois.

Engajando a empresa

Nem sempre a ideia de inovação e aprimorar o controle de ponto na empresa vem de cargos de gerência. Afinal, quem está no dia a dia da operação sabe quais são as necessidades do processo.

Além disso, também existem funcionários que têm uma certa resistência à ideia de registro de ponto, pois podem estar se sentindo vigiados. 

Sendo assim, vamos conversar agora sobre como contornar essas possíveis situações.

A equipe terá mais eficiência com controle de ponto

Uma boa forma de abordar a questão com gestores é utilizando o argumento da economia.

Sendo assim, explique como o controle eficiente de horas extras vai evitar gastos não planejados, e que isso pode reduzir o orçamento necessário para as folhas de pagamento. 

Além disso, o acompanhamento do banco de horas dos funcionários evita que hajam excessos, o que torna o calendário de folgas para compensação desse banco mais organizado. 

Dessa forma, a compensação das horas do banco acontecem dentro do prazo, evitando a necessidade de realizar a remuneração monetária.

No entanto, não é necessário focar apenas na questão orçamentária. Nesse sentido, vale também apontar como o registro de ponto traz mais segurança, organização e também permite uma análise comportamental de funcionários. 

O tempo economizado em fazer o controle manual, pode ser remanejado para realização de projetos e criação de estratégias. Dessa forma, o setor de RH se torna mais estratégico na empresa.

A gestão de jornada não significa falta de confiança

O principal motivo de resistência para fazer o registro de ponto é que os funcionários se sentem vigiados. 

Nesse sentido, empresas que têm uma cultura de confiança com os funcionários podem perceber a estranheza deles quando o assunto é gestão de jornada. 

Para que isso não aconteça, é necessário que os gestores conversem com os colaboradores, explicando os reais motivos que levaram a decisão de iniciar o gerenciamento de jornada na empresa. 

Assim, a empresa mostra para eles que o objetivo não é controlar e vigiar os funcionários, mas sim dar mais segurança para eles e para a empresa. Além disso, mostra que evita erros nas folhas de pagamento, embasando a realização da remuneração correta.

Leia também: Engajar o funcionário no controle de jornada: como fazer?

Fechando nossa conversa

Não há necessidade de perder tempo realizando anotações manuais de controle de ponto.

Como você pôde perceber, a tecnologia na gestão de RH facilita muito as coisas, automatizando processos e reduzindo os erros que passam despercebidos manualmente. A TiqueTaque por exemplo, é uma solução que resolve, de ponta a ponta, a gestão de jornada. Afinal, o software de gestão é completo, com cálculo automático de horas extras (inclusive com valores!) com mais de 20 relatórios de gestão disponíveis; app para funcionários mais modernos e também para os externos, e o relógio digital, desenvolvido com tecnologia nacional, antifraude, compacto e portátil.

E aí, entendeu como funciona e as formas de registro de ponto? Se tiver dúvidas ou comentários, conta aqui pra gente! 🙂