Workflow: descubra como funciona [GUIA]

homem desenhando um workflow em um quadro branco

Estamos sempre buscando melhorar os processos e resultados dentro da empresa, e é aí que entra o Workflow.

Dentro de uma empresa, existem várias tarefas e processos ocorrendo simultaneamente. Inclusive, existem muitos afazeres que dependem uns dos outros, seja dentro da equipe ou de outros departamentos. 

Isso pode gerar ruídos, seja de comunicação ou mesmo na própria continuidade desses processos. 

Sendo assim, foi desenvolvido um sistema chamado workflow, que literalmente significa fluxo de trabalho. É uma forma de automatizar esses processos, melhorando a fluidez de dados e informações. 

E já adianto para você: ele traz diversos benefícios para a empresa, seja na qualidade de resultados, ou seja na interação entre equipes. Então, acompanhe com a gente esse artigo e saiba como funciona.

Como funciona o workflow

Workflow é um conjunto de ferramentas, geralmente tecnológicas, que facilitam o fluxo otimizado de documentos, informações e atividades entre colaboradores, equipes e departamentos.

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Além disso, é extremamente benéfico para os gestores, uma vez que as tarefas ficam mais claras, possibilitando um acompanhamento do panorama macro na empresa. 

Portanto, workflow é a visualização de tarefas e processos fluindo de um estágio para o outro.

Isso acontece porque há uma automatização da fluidez e acompanhamento de tarefas. Assim, as tarefas sempre chegam a quem é responsável por aquela função.Em outras palavras, workflow é necessário pois melhora da eficiência do conjunto de tarefas que formam um processo.

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Exemplos

  • Workflow em fluxograma:
Imagem: LucidChart
  • Workflow em kanban (colunas e cartões):
Imagem: Airtable

Vantagens do workflow

A melhora na fluidez de processos oferece vários benefícios para todas as esferas da empresa, como por exemplo:

  • Ajuda todos entenderem o seu papel na empresa e a forma como funciona os projetos;
  • Permite a análise de desempenho em tempo real, a partir de métricas de monitoração diária;
  • Reduz custos e desperdícios, seja de tempo ou de dinheiro. Afinal, com fluidez e clareza, erros e refações;
  • Melhora na transparência e o processamento de informações;
  • Aumenta a colaboração entre colaboradores, equipes e departamentos;
  • Colabora para a melhoria contínua de processos;
  • Oferece um panorama geral do andamento de projetos.

Como elaborar o workflow na sua empresa

Assim como qualquer ação em uma empresa, a criação do workflow requer um bom planejamento, e nós vamos falar agora sobre quais pontos são essenciais para isso.

Crie listas

Você precisa entender o que há ao seu alcance para montar o fluxo laboral. Isso inclui: tempo de execução de tarefas, os profissionais que fazem parte e o conhecimento de cada um, materiais necessários, softwares utilizados e que podem acrescentar no processo, e, enfim, o capital necessário para manter tudo isso com um bom funcionamento.

Documente

É imprescindível que você faça a documentação dos processos produtivos, assim como é necessário acontecer de forma cronológica: quanto tempo em cada recurso, quais tarefas dependem uma das outras, entre outros.

Mapeie

Uma das características mais importantes do workflow, é que ele deve ser visual. Isso significa que o fluxo dos processos deve ser desenhado no formato de fluxograma

Isso favorece um melhor compreendimento e acompanhamento de todos das tarefas e processos que estão ocorrendo.

Envolva a equipe

Deixe claro qual é o papel e a importância de cada pessoa para a fluidez dos processos. Além disso, esclareça que workflow não é sobre cobrar, mas de organização e alinhamento entre tarefas e objetivos. 

Outro ponto importante é reforçar que, a partir do workflow, é possível visualizar o desenvolvimento de cada colaborador, aumentando o reconhecimento pelo seu trabalho.

Avalie

Essa clareza dos processos permite que você consiga acompanhar o desenvolvimento de tarefas em tempo real, e isso significa encontrar erros ou até mesmo pontos que poderiam ser melhorados. Então, verifique a eficácia do workflow, se há alguma parte que está incorreta, e se todos assimilaram claramente o que é e como funciona esse fluxo.

Softwares para workflow

Como o workflow está ligado à tecnologia, existem diversa ferramentas disponíveis no mercado para te ajudar nessa jornada. Sendo assim, fizemos uma lista com algumas opções de softwares, para você escolher o que atende melhor suas necessidades. São elas:

Confie na tecnologia

Conforme as tecnologias evoluem, evoluem também as formas de trabalhar com eficiência. Inclusive isso se reflete em várias áreas – se não em todas. 

É necessário entender que não é porque algo foi feito sempre desse jeito que nunca deve ser mudado. Afinal, em time que está ganhando se mexe sim

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Sendo assim, analise, avalie, conheça os processos completos da sua empresa. Entenda como acontece a troca de dados e informações, e repasse isso para os seus colaboradores. Prometemos que você não irá se arrepender.


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Foto: Campaign Creators, Unsplash

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