Onboarding: o que é?

Contratar novos funcionários para ampliar a equipe é um bom sinal de crescimento da empresa. Mas a efetivação dessa nova equipe é apenas o primeiro passo do que espera-se que seja uma longa jornada. É preciso que esses novos profissionais se conectem aos valores e à missão da empresa, entrando “de cabeça” nesse contexto corporativo. Para isso, é necessário realizar o onboarding dos funcionários. Vamos descobrir o que é e como funciona?

O que é onboarding de uma empresa?

Para entender de maneira facilitada o que é onboarding, podemos começar pela tradução literal da palavra, que significa “embarcar” ou “a bordo”. Ou seja, trata-se do processo de integração do(s) novo(s) funcionário(s) ao time. O processo do onboarding geralmente é uma missão do time de pessoas (ou o famoso RH e DP), mas que deve mobilizar todos os setores, especialmente as lideranças. Assim, o novo colaborador fica familiarizado com a missão e os valores da empresa de forma mais eficiente.

Qual o objetivo do onboarding?

O objetivo do onboarding é trazer para os novos membros do time o sentimento de pertencimento, diminuindo o risco de desistência da vaga e de que consequentemente, a empresa precise realizar novamente todo o processo de seleção e contratação.

O processo de integração do onboarding visa diminuir a rotatividade da organização, tornando o time cada vez mais unido e integrado, que é um outro ponto positivo já que a empresa se torna mais “competitiva” no mercado de contratações por manter seu time engajado. Além disso, o senso de pertencimento faz com que os colaboradores se sintam valorizados e reconhecidos.

Como é aplicado o onboarding nas empresas?

O processo de onboarding já começa durante o recrutamento e admissão do novo colaborador, ou seja, antes mesmo do primeiro dia de trabalho. De acordo com a Inc. o onboarding já começa com a “marca” da empresa, ou seja, atraindo para ela os colaboradores que têm o perfil adequado para os seus objetivos. 

Por exemplo, se uma empresa de tecnologia tem uma marca bem jovem e divertida, utilizando mídias sociais e conteúdos inovadores para atrair novos talentos, o onboarding também precisará seguir esse ritmo descontraído. Mas se no primeiro dia de trabalho, o novo colaborador receber um onboarding com formulários para preencher e burocracias,  essa imagem “jovem e divertida” vai por água abaixo, ou seja, a empresa se comunica de uma forma mas se porta de outra e isso não pode acontecer.

Qual a importância do onboarding na integração de novos funcionários e na retenção de talentos?

Além de exercer seu papel de “boas-vindas” ao novo colaborador, o onboarding também atua diretamente na sua retenção, fazendo com que ele se sinta motivado a continuar trabalhando ali. Isso, como dissemos, torna bem difícil para outras empresas tentar contratar aquele funcionário. 

No fim das contas isso também se reflete nas finanças da empresa, uma vez que para substituir um funcionário se gasta em média 16 a 20% do salário dele, segundo a Work Institute.

Quanto tempo dura o onboarding?

O tempo ideal de execução depende de vários fatores como o nicho de mercado, a atividade a ser executada e o tipo de empresa. Geralmente os onboardings duram de 3 a 15 dias. Mas para que a experiência seja mais completa, o ideal é que dure o tempo de experiência de um funcionário, ou seja, três meses. 

Ainda assim, é importante lembrar que o processo deve ser dinâmico e interativo. Quando a empresa começa a recepção logo nos primeiros dias, o colaborador se sente acolhido e inicia os treinamentos sabendo mais sobre o contexto da empresa. Por outro lado, se o onboarding demora a ser realizado, é provável que as pessoas percam o engajamento dos primeiros momentos no novo emprego, e isso tende a afetar a produtividade e até mesmo a vontade de permanecer na empresa.

Boas práticas para um onboarding criativo e eficiente

Como já vimos, o onboarding dá as boas vindas à empresa, recebendo os novos funcionários, familiarizando-os e preparando-os para atingir seu potencial máximo. Mas para isso, o onboarding além de eficiente precisa ser criativo, por isso listamos algumas dicas para fazer um onboarding incrível:

Planejamento é tudo: O onboarding exige um planejamento completo e personalizado para cada cargo, prevendo cada passo do novo colaborador na sua jornada de integração. Para começar, você pode montar um cronograma com as ações a serem tomadas, conforme o exemplo:

Dia 1: recepção, entrega do kit de boas vindas, reunião com o líder, apresentação da empresa e rotinas do departamento pessoal;

Dia 2: definição do padrinho (mentor), reunião com a equipe, início do treinamento do onboarding com descrição de produtos, serviços e métodos de trabalho;

Dia 3: treinamento focado na função (responsabilidades, expectativas, metas).

Capriche na apresentação da empresa: Sabe aquela máxima de que “a primeira impressão é a que fica”? Ela vale para as empresas também! Encantar os novos talentos faz com que eles já cheguem motivados. Uma das melhores formas de apresentar a organização, sua cultura e valores é produzir um bom vídeo institucional que conte a história da empresa e traduza seus princípios em imagens de impacto.

Prepare um kit de boas vindas: Além dos materiais obrigatórios como crachá e fardamento (quando existente) que tal montar um kit com materiais de escritório (caneta, pendrive, agenda, bloco de anotações e etc) e até alguns brindes como alguma camiseta comemorativa da empresa, uma garrafinha, xícara ou algo do tipo que faça sentido na rotina das pessoas.

Qual a diferença entre onboarding e treinamento?

Como temos visto ao longo do texto, o onboarding em resumo é todo o processo de “boas-vindas” dentro da empresa e dentro dele podem inclusive constar treinamentos, seja de ferramentas ou de atividades a serem exercidas. 

O onboarding deve preferencialmente acontecer na chegada do novo colaborador ao time, enquanto os treinamentos podem acontecer durante toda a jornada do colaborador junto à empresa.

Onboarding e offboarding

Você deve estar se perguntando: “Se existe um onboarding, também existe um offboarding?”. A resposta é sim. E é literalmente o processo inverso. No offboarding o departamento de RH se dedica a traçar estratégias que tornem o processo de desligamento menos doloroso e difícil possível, principalmente para o profissional, mas também para a empresa.

O offboarding pode acontecer independentemente de qual seja o lado de qual partiu a decisão do encerramento da parceria de trabalho e também serve para a manutenção do clima organizacional, uma vez que os colaboradores que continuarão no time também se sentirão valorizados.