O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é um recurso importante no processo de modernização de empresas e órgãos públicos. Através dela, as instituições reduzem os documentos impressos para finalizar acordos, contratos e processos, nem se deslocar para coletar pessoalmente assinatura de um ou mais envolvidos.

Mas essa comodidade tecnológica ainda é vista com uma certa desconfiança e algumas questões são levantadas. Segundo dados do SemRush, buscas como: “assinatura eletrônica é segura?”, “assinatura eletrônica tem validade jurídica?” e “assinatura eletrônica é a mesma coisa de assinatura digital?” Ainda recebem um elevado volume de requisições mensais no google.

Bom, se você busca por respostas para essas perguntas, elas estarão aqui, ao longo do conteúdo. Segue a leitura.

Afinal, o que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma ferramenta que possui a finalidade de confirmar que o seu detentor está de acordo com o conteúdo expresso em determinado documento, que lhe foi disponibilizado de maneira eletrônica (via e-mail, por exemplo).

Ou seja, é uma combinação de fatores que atestam a validade de um documento feito eletronicamente. De maneira geral, a assinatura eletrônica é composta por um código combinado entre emissor e receptor, que desbloqueia informações disponíveis online. Por isso, o conceito descreve uma série de tipos de código, como senhas, combinações, ações específicas, versões digitalizadas e assinatura digital.

A assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil?

Todos os contratos – sejam os assinados eletronicamente ou não – precisam atender alguns requisitos para que sejam considerados válidos juridicamente. Esses requisitos são:

Subjetivos: O contrato precisa ser iniciado a partir da manifestação de vontade das duas ou mais partes interessadas. Além disso, de acordo com os artigos 3º e 4º do Código Civil precisam ser capazes, isto é, maiores de 18 anos (ou representados por responsável legal) e não portadores de qualquer tipo de incapacidade.

Objetivos: Dizem respeito à licitude do contrato e da possibilidade de ser cumprido por ambas as partes. Ou seja, não pode ser feito para vender um produto que não pertence a quem deseja vender, por exemplo, ou que nem mesmo exista, enganando o comprador. Além disso, o objeto do contrato precisa ter sua qualidade e quantidade descritas claramente no texto.

Formais: Precisam seguir a forma prescrita na lei para a validade do contrato, sempre que algum tipo de solenidade for exigido. Por exemplo, a obtenção de uma escritura pública, para imóveis com valor 30x maior que um salário mínimo em vigência no país.

Além disso, é preciso que não haja nenhum “defeito do negócio jurídico” no contrato, que pode levar a anulação do mesmo. São eles:

• erro: quando ocorre um erro substancial na interpretação do negócio;

• dolo: quando uma das partes tem a intenção de prejudicar a outra;

• coação: quando alguém aceita o contrato por temor;

• estado de perigo: quando uma das partes está em uma situação de risco, sendo este fato conhecido pela outra parte, e assume um contrato oneroso na tentativa de resolver o problema;

• lesão: quando alguém necessitado ou inexperiente aceita um contrato desvantajoso;

• fraude contra credores: quando um devedor se desfaz dos próprios bens para não quitar dívidas.

Com isso, todo contrato que atenda essas especificações acima, são válidos juridicamente, independentemente de como sejam assinados.  A assinatura eletrônica tem garantia jurídica estabelecida pela Medida Provisória Nº 2.200, possuindo certificado digital ou não.

A Lei 14.063/20 e os 3 tipos de assinatura eletrônica

Em 23 de setembro de 2020 foi sancionada a Lei nº 14.063/20 trazendo novas regulamentações sobre o tema, a partir do cenário mundial de pandemia, onde tornou-se necessário simplificar o processo de assinaturas digitais e eletrônicas, desburocratizar os processos com órgãos públicos e conceder maior acessibilidade aos cidadãos e às empresas. Essa nova lei qualificou três tipos de assinatura, sendo que cada uma delas poderá ser utilizada a depender do rigor exigido quanto a autenticação do documento e identificação do assinante.

1) Assinatura simples: Prevista no art. 4º, inc. I da Lei nº 14.063/20, identifica quem são os assinantes e pode anexar ou associar dados a outros dados em formato eletrônico do signatário. Ela pode ser utilizada em vários serviços públicos, desde que não envolvam informações sigilosas, como marcação de consultas médicas, perícias, dentre outros atendimentos.

2) Assinatura avançada: Prevista no art. 4º, inc. II da Lei nº 14.063/20, é realizada por meio de certificados que não são emitidos via ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, e é considerado como um meio válido de assinatura desde que assim admitido e consentido pelo assinante. Esta modalidade também detecta qualquer modificação posterior no documento. A assinatura avançada pode ser utilizada para em procedimentos relacionados a abertura e encerramento de empresas, atualização de cadastros, identificação e transferência de multas veiculares, dentre outras operações.

3) Assinatura qualificada: Prevista no art. 4º, inc. III da Lei nº 14.063/20, efetivada mediante certificado digital validado pelo método de segurança via ICP-Brasil, nos termos do §1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/01. É, por ora, o método mais elevado nível de confiança, que garante que o documento é íntegro. Portanto, pode ser utilizada nos procedimentos mais complexos de autenticação.

Assim, mesmo com o objetivo de simplificar o processo, a Lei nº 14.063/20, ainda exige o uso da assinatura qualificada em alguns casos, como ocorre em processos judiciais e na interação entre pessoas naturais ou entre pessoas jurídicas de direito privado, conforme disposto no parágrafo único do art. 2º da mencionada lei. Além disso, a assinatura qualificada também é de uso obrigatório nas interações nas quais se admita o anonimato ou em casos que seja dispensada a identificação do particular, é exigida aos sistemas de ouvidoria de entes públicos, aos programas de assistência a vítimas e a testemunhas ameaçadas, dentre outras operações, conforme previsão legal.

Por outro lado, procedimentos de menor complexidade e sigilo mantidos com órgãos públicos poderão ser resolvidos mediante a assinatura eletrônica simples ou avançada, o que facilita o dia a dia operacional das startups com relação a alguns procedimentos necessários perante órgãos públicos.

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Resumidamente, a assinatura eletrônica é uma maneira de assinar documentos online, sem utilização de mecanismos de criptografia, enquanto a assinatura digital é criptografada e exige esse tipo de validação de segurança.

Principais benefícios da assinatura digital eletrônica

Existem diversos benefícios em adotar um sistema de assinatura eletrônica para a sua empresa, mas, vamos listar apenas os principais:

1 – Agilidade nos negócios: uma vez que possibilita assinar documentos em segundos, sem a necessidade de deslocamento, ou agendamento de horário específico para a assinatura dos envolvidos;

2 – Validade jurídica: como já detalhamos lá em cima;

3 – Segurança: uma vez que há respaldo jurídico para a assinatura eletrônica;

4 – Sustentabilidade (o meio ambiente agradece): reduz drasticamente a impressão de documentos e contratos na sua empresa;

5 – Economia (de tempo e dinheiro): esse tópico é autoexplicativo 😄;

6 – Experiência do usuário em tempos de trabalho remoto: documentos assinados de qualquer lugar, em qualquer horário e através de qualquer dispositivo.

Quem pode usar assinatura eletrônica?

Toda pessoa física ou jurídica pode, se necessário, ter a sua assinatura eletrônica. Uma empresa ou setor de RH e DP por exemplo, que possui muitos processos envolvendo documentos como contratações, rescisões, afastamentos, férias e toda a parte burocrática envolvida nesse tipo de demanda. Ah, em alguns casos específicos é necessária uma assinatura digital, para assinar documentos em nome de uma empresa ou emitir notas fiscais, por exemplo.

Assinatura eletrônica no TiqueTaque

Visando facilitar ainda mais o dia a dia dos nossos clientes e agilizar os processos, desenvolvemos uma assinatura eletrônica vinculada ao sistema da TiqueTaque, que permite que seus funcionários assinem eletronicamente os espelhos de ponto, tendo mais agilidade a cada fechamento de período. Você pode clicar aqui para conhecer um pouco mais sobre o produto.

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Composição de salário: permite que os funcionários acompanhem a construção dos seus salários, de acordo com os dias trabalhados. 

Gestão de férias: gerencie as férias dos seus funcionários, permitindo que eles possam solicitar as datas para posterior aprovação. (Funcionalidade ainda em fase beta) 

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Gerencie os aniversários dos seus funcionários e mostre o quanto eles são importantes para a empresa. (Também ainda em fase beta).