A tecnologia já faz parte do nosso dia a dia, e não deve ser diferente quando se fala da rotina de Gestão em RH.
Desde a chegada da internet discada e dos celulares com teclado alfanuméricos muita coisa mudou. Hoje a tecnologia está praticamente intrínseca nas nossas rotinas, tanto pessoais quanto profissionais. O setor de Gestão em RH, por exemplo, já possui várias tecnologias que automatizam processos repetitivos e burocráticos.
Mas isso não significa que o RH está ficando em segundo plano e os profissionais sendo substituído por máquinas – muito pelo contrário!
Para você entender direitinho, vamos conversar sobre:
As mudanças da Gestão em RH
Há um tempo atrás, o departamento de Recursos Humanos era responsável, basicamente, por realizar processos burocráticos como demissão, admissão, processo seletivo e treinamento de colaboradores. Pode parecer simples de longe, mas essas atividades demandam muita atenção, organização e, principalmente, tempo.
Mas o mercado de trabalho mudou. Hoje, para que uma empresa tenha bons resultados, ela precisa ter uma estratégia bem definida e uma cultura organizacional que reflita essa estratégia.
Ou seja: o profissional de Gestão em RH deve fazer, mais do que nunca, parte da estratégia de negócio de uma empresa, e precisa agir com funcionários e candidatos pensando na cultura organizacional.
E, além de tudo isso, ter resultados mensuráveis das estratégias que estão sendo colocadas em prática. Mas fica difícil ter tempo de pensar estrategicamente quando se tem vários processos repetitivos e demorados para se fazer, né?
Vantagens da aliança entre RH e tecnologia
Ao deixar de lado esses tão falados processos repetitivos, o gestor de RH tem mais tempo para se tornar um impulsionador de mudanças, inovações e estratégias na empresa. Antes de mais nada, esse setor deve falar a mesma língua que os colaboradores e realmente transmitir os valores da empresa à eles.
Ou seja: como nós mudamos com a tecnologia, é claro que a forma com que trabalhamos e lidamos com processos também mudariam, e claro, para melhor. E fechar os olhos para essa mudança é deixar de aproveitar vários benefícios. Vamos conversar sobre eles agora.
Redução de erros e custos na Gestão em RH
Se você trabalha, ou já trabalhou no setor de Recursos Humanos, sabe como é difícil repassar dados de um papel para outro, ou para o computador, aí somar folha por folha, descontos, férias, currículos para avaliar… Ufa!
E com tantas tarefas cheias de detalhes e dados parecidos de pessoas diferentes, fica fácil se perder. Sem dúvidas, isso não ocorre por incompetência ou algo parecido – são apenas erros inevitáveis quando se lida com tantos dados e informações manualmente.
Seja como for, esses erros muitas vezes causam danos e prejuízos – seja por ter que refazer o trabalho, pagar multas por atrasos de pagamento e, em casos extremos, indenização por pagamento indevido. Afinal, se o funcionário não recebe o que merece por erros, ele pode entrar com uma ação trabalhista.
Mais coisas sendo feitas em menos tempo
Acordar de manhã, colocar a cafeteira para funcionar e ir para o banho. Quando você sai do banho, o café está prontinho. Isso economiza tempo, afinal, se você fizesse café com um bule e coador, você não iria conseguir fazer nada simultaneamente.
No RH é a mesma lógica. A automatização faz o levantamento de dados e o tratamento dessas informações, para que você possa receber isso pronto para analisar e estudar, por exemplo.
Leia também: Automação do departamento pessoal: como começar
Menos papel e mais espaço
Vamos imaginar uma empresa pequena, cerca de 15 funcionários. Agora, vamos pensar na quantidade de papel que precisa para fazer a gestão de todos eles? São 15 espelhos de ponto por mês. Mais 15 folhas de ponto (ou algumas páginas de um livro de ponto). Os 15 holerites assinados, e etc. Isso precisa ser armazenado por todo o tempo que o funcionário permanecer na empresa e, depois do desligamento de um colaborador, deve ser guardado por, no mínimo, 5 anos.
Dessa forma, são várias árvores desperdiçadas com documentos que poderiam ser armazenados digitalmente, em espaços perdidos ocupados por armários para guardar tudo isso.
Relatórios confiáveis
Se há menos erros (ou até mesmo nenhum), os dados de análise e acompanhamento se tornam muito mais autênticos. Apresentar os resultados das estratégias aplicadas pelo setor de RH para atingir objetivo da companhia de forma assertiva é essencial.
Onde a tecnologia atua na rotina de Gestão em RH?
Vamos ser diretos: quase todas as rotinas de RH podem ser automatizadas. Mas, como já citamos, isso não significa que os profissionais de recursos humanos estão sendo substituídos, e sim auxiliados pela tecnologia para poder realizar com ainda mais excelência suas funções estratégicas na empresa. E a tecnologia não permite apenas a automatização, mas também o oferece novas ferramentas de trabalho.
Alguns exemplos de processos que podem – e devem – ser deixados para a tecnologia são:
Recrutamento e seleção
A triagem de currículos para buscar características e qualificações que correspondam ao que a empresa precisa em uma vaga pode ser feita de forma automática, além de reunir todas as informações dos candidatos em um só lugar.
Controle de ponto
Essa questão é quase uma obrigatoriedade em qualquer empresa. Aliás, na maioria dos casos ela é, como no caso de empresas com mais de 20 funcionários.. Anotar o registro de ponto no papel ou em planilhas online é algo ultrapassado e incerto. Um sistema de controle de ponto, como a TiqueTaque, armazenam automaticamente os registros de ponto dos colaboradores em um sistema simples e intuitivo, gerando mais de 20 relatórios diferentes, calculando banco de horas e horas extras (inclusive com o valor).
E, além de tudo isso, o funcionário pode receber acesso às informações de sua jornada, até mesmo fazer controle de banco de horas, aumentando a autonomia do funcionário e a transparência em sua relação com a empresa.
Leitura recomendada: Guia completo de controle de ponto
Gestão de folha de pagamento
Após as informações da jornada dos colaboradores serem coletados com o sistema de controle de ponto, elas podem ser passadas de forma prática e rápida para outro sistema, que por sua vez irá gerar automaticamente as folhas de pagamento com dados precisos a partir dos registros de ponto.
Comunicação interna e centralização de informações
Estamos super acostumados com redes sociais. Mas existem softwares que funcionam como uma rede social corporativa, onde os funcionários podem se comunicar, ter acesso à projetos e comunicados, além de ter acesso à informações de vários departamentos em um lugar só.
Não fique para trás
A utilização de tecnologia nas empresas passou a ser uma necessidade, e ela tem muito a acrescentar na gestão de Recursos Humanos Aliás, empresas que utilizam soluções tecnológicas de RH acabam até ganhando maior vantagem competitiva.
Afinal, as contratações se tornam mais rápidas e assertivas, a cultura organizacional se fortalece e há maior transparência entre empresa e colaborador, até mesmo quando se fala em “bater o ponto”.
Transforme sua relação com o RH. Você e sua empresa só tem a ganhar com isso. 😉
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Foto: Canva
