Já pensou sobre os benefícios que a automação do departamento pessoal pode trazer para sua rotina de trabalho? É importante considerar que grande parte do dia a dia desse setor consiste em gerenciar informações, lidar com planilhas e organizar um grande volume de dados. Na prática, tudo isso se reflete em processos lentos, repetitivos e burocráticos.
Nesse contexto, a boa notícia é que a tecnologia pode entrar em cena como a solução ideal para otimizar o tempo, poupar os esforços da equipe e, de quebra, trazer mais confiabilidade e precisão para as tarefas rotineiras. Automatizar também colabora para o desenvolvimento de um DP mais focado em decisões estratégicas.
A seguir, confira um passo a passo prático para investir na automação do Departamento Pessoal, sem mistérios e com muita eficiência. Vamos lá?
6 passos para aplicar a automação do Departamento Pessoal na sua empresa
Hoje em dia, é praticamente impensável a gestão de qualquer setor empresarial sem o apoio de softwares e sistemas integrados. Embora a tradição da área de Departamento Pessoal ainda envolva o manuseio de documentos físicos e as exigências da lei brasileira, a tendência da automação vem transformando os negócios que estão em busca de fluxos mais eficientes de trabalho. Confira o passo a passo:
Identifique as atividades que podem ser automatizadas
A primeira etapa, como não poderia deixar de ser, é mapear todas as responsabilidades e tarefas do setor. Na prática, a verdade é que algumas organizações ainda lançam mão de processos manuais que poderiam se tornar muito mais simplificados (e precisos) com a ajuda da tecnologia.
Para identificar quais atividades “braçais” podem ser automatizadas, a regra geral é investigar se a tarefa:
Essa classificação inclui processos como a gestão de ponto, o controle da jornada de trabalho, folha de pagamento, atividades de contratação e desligamento, distribuição de holerites, gestão de férias/benefícios e muito mais. Operacionais, todas essas ações podem ser otimizadas com o uso de uma plataforma digital.
Mapeie os principais problemas e gargalos
O próximo passo é investigar os principais problemas e gargalos que a automação do Departamento Pessoal pode solucionar. Para a análise, o ideal é reunir toda a equipe a fim de coletar feedbacks, discutir sobre processos e estudar métricas e resultados que poderiam ser beneficiados.
Nesse momento, podem ser identificadas questões como informações descentralizadas/desorganizadas, atividades que agregam pouco ou nenhum valor, processos de recrutamento e seleção muito longos, extravio de relatórios e demais documentos, entre outros.
O mais importante é mapear quais são os problemas mais urgentes do setor e quais atividades mais consomem o tempo e os esforços dos colaboradores. Vale lembrar que essa etapa vai fornecer subsídios essenciais para o próximo passo, que é pesquisar e contratar a ferramenta mais adequada.
Invista em um bom software de DP
É hora de escolher a tecnologia mais adequada para as necessidades do Departamento Pessoal, formalizando o start para todo o processo de automação.
Para estudar as melhores opções, é necessário considerar critérios como especialização do sistema (de fato é um software voltado para o DP e o RH?), performance, usabilidade e integração de todas as rotinas e obrigações trabalhistas em uma única plataforma.
É o caso do software Convenia, que foi especialmente desenvolvido para atender às demandas do setor e tem como foco a realidade de pequenas e médias empresas, além de um bom custo-benefício. Não deixe de exigir qualidade, considerar o perfil de seu negócio e pesquisar a reputação das empresas analisadas.
Estabeleça um cronograma e uma equipe de implementação
Com a escolha do software ideal, chegou o momento de passar a automação do Departamento Pessoal do papel para a prática. Vale lembrar que a implementação de qualquer novo sistema exige um planejamento cuidadoso para ser bem-sucedida.
Por isso, elabore um cronograma de implementação organizado em etapas, definindo inclusive as tarefas pertencentes a cada fase e os profissionais responsáveis por realizá-las. Tenha em mente que o processo deve incluir testes, identificação/correção de erros e o apoio de uma equipe multidisciplinar para guiar o projeto com eficácia.
Promova treinamentos
Com o software devidamente implementado, é responsabilidade dos gestores do setor de DP planejar e conduzir treinamentos e workshops eficientes para toda a equipe envolvida. Trata-se, afinal, de uma novidade de trabalho que será capaz de trazer benefícios inestimáveis para todos.
Nesse sentido, certifique-se de que os treinamentos abranjam a utilização correta de todas as funcionalidades, explorando ao máximo o potencial, os feedbacks e as contribuições dos funcionários.
Lembre-se também de manter a motivação em alta, engajando o time nessa mudança. Isso certamente vai trazer um impacto positivo para os resultados do departamento.
Monitore os resultados
A essa altura, você já terá a automação em andamento e uma equipe bem-treinada para conduzi-la. Ainda que o impacto positivo seja notado com rapidez, não pense que o processo termina por aí: o fato é que ele deve ser constante.
Isso porque resultados realmente compensatórios e relevantes (para a produtividade dos colaboradores e para melhores entregas) demandam um monitoramento detalhado daquilo que vem sendo alcançado com a automação.
A dica é definir indicadores de performance ou KPIs pertinentes para avaliar os processos de trabalho, detectar avanços e planejar ações efetivas para aperfeiçoar os pontos que ainda precisam de cuidado. Essa dedicação constante não apenas permitirá conquistas internas para o setor, como também comprovará a contribuição essencial do Departamento Pessoal para a empresa como um todo.
O investimento na automação do Departamento Pessoal, se realizado com o cuidado que descrevemos no passo a passo, pode trazer impactos surpreendentes para a rotinas trabalhistas e burocráticas, garantindo mais produtividade, precisão na gestão de dados e espaço para pensar o setor como uma peça estratégica crucial para o sucesso do negócio.
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O Convenia é uma HRTech, que desenvolve soluções para otimizar tempo e custo de pequenas e médias empresas. Atualmente as soluções abrangem folha de pagamento, contratação e gestão de benefícios e departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.
