Há uma série de problemas associados ao uso do livro de ponto para fazer o controle de jornada de trabalho dos funcionários.
Se você está pesquisando formas de controlar o ponto dos seus funcionários, e está cogitando utilizar o livro de ponto por ser uma opção de baixo custo para adquirir, tome cuidado. É como diz o ditado: “às vezes, o barato sai caro”.
Quem faz a gestão de uma empresa sabe que dinheiro é sempre algo que precisamos cuidar. Sendo assim, é normal buscar formas de economizar uma graninha, não é mesmo?
Mas apesar do valor de aquisição de um livro de ponto parecer atrativo, a longo prazo ele pode trazer muitos prejuízos para a empresa.
Não é apenas sobre tecnologia. Mas também sobre segurança, economia e produtividade.
Os principais problemas do livro de ponto
Pode até não parecer que o controle manual de jornada não interfira tanto assim na rotina da sua empresa. Mas são vários pontos que envolvem essa prática que atrapalham a entrega de resultados, como vamos ver agora.
Erros e rasuras
Fazer a gestão de jornada dos seus funcionários manualmente é um trabalho repetitivo e lento, além de ser difícil de acompanhar.
Assim como os funcionários podem errar no momento da anotação do seu ponto, quem for manipular esses dados para transferir para a folha de ponto, por exemplo, também pode cometer erros que passam despercebidos.
Inclusive, no caso dos funcionários, caso a pessoa erre no momento do registro e rasure sua folha, isso pode invalidar o documento judicialmente.
Ah, e vale lembrar que o “ponto britânico” – contar como exato o momento que o funcionário entra ou sai da empresa, como por exemplo 9h e 18h – não tem mais validade jurídica.
Problemas trabalhistas
Sim, a má gestão de jornada dos funcionários é um dos principais motivos que levam empresas e empregados à justiça, como o desconto errôneo do salário devido a marcação incorreta de ponto, por exemplo.
Outro problema muito comum é a expiração do prazo para compensar o banco de horas. Além disso, há dificuldade de realizar a compensação, ou mesmo o pagamento do banco de horas, afinal, como saber o que se deve quando o controle desse banco não é feito de forma confiável?
Gastos excessivos com horas extras
Se a sua empresa trabalha com horas extras, o registro em um livro de ponto pode ser causa de surpresas desagradáveis no fechamento do mês.
Nesse caso, você só vai saber quanto será pago com horas extras no momento em que são fechadas as folhas de pagamento, o que torna o controle e planejamento de gastos muito mais difícil.
E claro, além de poder conter erros de anotações, consequentemente causando erros de pagamento, e mais uma vez voltamos aos problemas trabalhistas.
Contar com a boa fé do colaborador
Infelizmente, existem casos em que os funcionários anotam seu ponto de forma errada intencionalmente, para omitir um atraso ou uma saída adianta, por exemplo.
Em outros casos, ainda ocorre o registro de ponto para outra pessoa – um colega de trabalho que não foi ao trabalho, e pediu para marcar para ele. Assim, não haverá descontos.
E isso não acontece apenas com o livro de ponto e planilhas físicas. Caso seja uma planilha online e compartilhada, os colaboradores podem trocar acessos para editar um do outro.
Controle de funcionários externos com livro de ponto
A Reforma Trabalhista de 2017 admitiu o regime home office na lei. Sendo assim, os funcionários que trabalham à distância também precisam registrar seu ponto. E, nesse caso, como utiliza o livro de ponto?
Isso sem falar de outros funcionários externos, como consultores, vendedores, manutenção…
Ou seja: existem várias funções que precisam ser realizadas externamente, e que também devem ter sua jornada contabilizada. O controle manual de ponto é um obstáculo para que isso aconteça eficientemente.
Gasto desnecessário de tempo
Como falamos, a gestão de jornada tem vários processos repetitivos e lentos. Sendo assim, há um gasto enorme de tempo para realizar essa gestão – e tempo é dinheiro, não é?
Esse tempo pode ser utilizado para a criação de estratégias, administrar planos já existentes e até mesmo para aprimoramento de habilidades. Além disso, há atraso em processos dentro da empresa, afinal, a conferência de dados para transferir de um departamento à outro é um processo lento e minucioso.
Espaço físico de armazenamento de livros de ponto antigos
Se manipular os papéis e dados da jornada dos funcionários dá bastante trabalho, imagine o espaço que será necessário para armazenar tudo isso.
Afinal, os documentos de controle de ponto precisam ser guardados por, no mínimo, 5 anos após o seu registro e fechamento, devido questões jurídicas e trabalhistas.
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Mas calma, tem solução!
E, inclusive, a solução é lei. Toda empresa com mais de 20 funcionários deve realizar o controle de jornada dos seus funcionários, de forma que se adeque à Portaria 1510 ou à 373 do MTE.
Leitura recomendada: Portarias 1510 e 373: principais diferenças
Isso acontece porque, quando você faz o controle de jornada correto, você protege não apenas a empresa, mas também todos os seus funcionários.
Hoje temos opções de controle de ponto no mercado que utilizam a tecnologia para facilitar a rotina de gestão de jornada, como a TiqueTaque! 🙂
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