Imagine um mundo onde não é necessário buscar papéis para verificar nenhum tipo de informação no ramo empresarial. Saiba que hoje em dia isso é perfeitamente possível com a implantação da documentação digital. Quer saber quais são as principais vantagens disso? Acompanhe os tópicos abaixo!
Armazenamento de documentação digital
A documentação de qualquer setor de uma empresa prescinde de espaço físico para armazenamento, ocupando, às vezes, uma sala inteira para a organização de arquivos contendo documentos importantes para o dia a dia do negócio, como fichas de funcionários, atas de reuniões e outros tipos de papéis que precisam ser guardados por, no mínimo, 5 anos, de acordo com a legislação.
A documentação digital faz com que os espaços da empresa possam ser melhor aproveitados para outras finalidades, inclusive sendo fontes de lucro, como na implantação de setores de qualidade ou outros que possam garantir retorno em investimento de uma forma geral.
Diminuição de gastos
Outra vantagem na adoção da documentação digital nas empresas é a óbvia diminuição de gastos com materiais de escritório, toners de impressoras, pessoal especializado em classificação e rastreabilidade de documentos armazenados, além da economia com a não necessidade de compra de mobiliário, como arquivos, pastas, etiquetas e até aluguel de espaços específicos para a armazenagem.
Menor possibilidade de erros
A adoção da documentação digital nas empresas possibilita a integração entre sistemas, o que diminui consideravelmente a incidência de retrabalho em função de erros no preenchimento de formulários, notas fiscais, balancetes e outros tipos de documentos importantes para a rotina de um negócio.
Maior produtividade na documentação digital
A documentação digital faz com que uma empresa possa ser mais produtiva. Primeiramente, pela possibilidade de os colaboradores terem acesso aos documentos em tempo real por meio de e-mails e outros sistemas de comunicação interna. Além disso, extingue-se a necessidade de se ter uma pessoa voltada exclusivamente para a gestão de papéis, podendo esta ser direcionada para outras funções que ajudarão na produtividade do negócio.
Mais eficiência
Por todos os motivos descritos acima, ter implantado um sistema de documentação digital em sua empresa torna o negócio mais eficiente em função de conseguir trabalhar de forma eficaz, exigindo menos gastos de maneira geral.
Maior rastreabilidade
Como a documentação digital torna mais fácil o cadastro em planilhas e outros sistemas de gestão, facilita-se de forma considerável a busca por qualquer tipo de documento. Isso impacta tanto na produtividade quanto na satisfação dos clientes.
A documentação digital em prol do respeito à natureza
Atualmente, com o problema constantemente noticiado de redução dos recursos naturais renováveis, aumento do buraco na camada de ozônio e outros aspectos que dizem respeito à poluição do ar, as empresas poluidoras têm sido vistas por clientes e fornecedores com maus olhos.
Inclusive, os órgãos governamentais têm dado incentivo para as instituições que trabalham de forma sustentável e se preocupam com a poluição e a qualidade do ar. A implantação da documentação digital abre a possibilidade de que as empresas tenham uma rotina mais ecológica e ainda reduzam os gastos com impostos e tributos.
