Sabe aquele frio na barriga quando você recebe uma notificação de processo trabalhista? Aquela sensação de “mas eu tenho certeza que estava tudo certo…” seguida por horas revirando papéis, buscando registros e tentando reconstruir a história de meses atrás?
Se você trabalha com RH, provavelmente já viveu isso ou conhece alguém que viveu. E a verdade é que, muitas vezes, não é má-fé de nenhuma das partes. É apenas a falta de um processo claro, transparente e que proteja tanto a empresa quanto o colaborador.
Hoje vamos conversar sobre como a assinatura eletrônica de espelhos de ponto pode transformar essa realidade. Porque sim, é possível.
Quantos processos trabalhistas ocorrem por causa do ponto?
Em 2024, o Tribunal Superior do Trabalho julgou impressionantes 70.508 processos sobre horas extras. Isso representa um aumento de 19,7% em relação ao ano anterior. Para colocar em perspectiva: são quase 200 processos por dia só sobre esse tema.
Esses números representam muito mais do que processos, representam falhas na comunicação entre empresa e funcionários, tempo e recursos gastos.
E aqui está o ponto crucial: grande parte desses conflitos poderia ter sido evitada com transparência e documentação adequada desde o início.
O que diz a lei sobre limite de jornada de trabalho?
A legislação brasileira estabelece uma jornada padrão de:
- 8 horas diárias;
- 44 horas semanais;
- Possibilidade de jornadas de até 12 horas diárias, desde que seguidas de 36 horas de descanso.
A Reforma Trabalhista de 2017 manteve esses limites, mas trouxe mais flexibilidade para acordos específicos. O importante aqui é: esses limites existem para proteger a saúde do trabalhador, e sua empresa precisa respeitá-los.
Quais empresas precisam de controle de ponto?
Aqui está algo que muitos ainda têm dúvidas: se sua empresa tem mais de 20 colaboradores, o controle de ponto é obrigatório (Artigo 74 da CLT).
“Mas e se eu tenho 19 colaboradores, não preciso?”. Tecnicamente, não é obrigatório. Mas pense bem: o ideal é não correr o risco de não ter como comprovar a jornada de trabalho se surgir alguma divergência. O controle de ponto, mesmo quando não obrigatório, é sua principal ferramenta de proteção.
A lei permite diferentes formas de registro:
- Manual (livro ou folha de ponto);
- Mecânico;
- Eletrônico;
- Digital.
Mas, aqui vai um segredo que todo RH experiente sabe: quanto mais moderno e automatizado o método, menos dor de cabeça você tem. Planilhas e papéis são permitidos, mas são também os campeões de processos pela falta de confiabilidade.
Se você marcou 3 ou mais itens, a assinatura eletrônica não é mais um “seria legal ter”, é uma necessidade estratégica para sua empresa.
O que é o espelho de ponto ou folha ponto?
Em essência, o espelho de ponto (também conhecido como folha ponto) é um documento oficial com o resumo das horas trabalhadas pelo funcionário em determinado período (geralmente mensal).
Esse documento é extremamente importante, pois ele diz “Eu, funcionário, confirmo que trabalhei essas horas” e “Nós, empresa, confirmamos que essas horas foram registradas”. É um acordo bilateral, uma vida de mão dupla de transparência.
“Mas qual o problema com a assinatura manual de ponto?”. Podemos listar vários, mas para economizar seu tempo, vamos citar os principais:
- O gestor precisa imprimir um espelho por mês por funcionário;
- Precisa localizar cada funcionário para coletar a assinatura;
- O funcionário precisa parar o que está fazendo para assinar;
- Os documentos precisam ser arquivados fisicamente por anos;
- Se precisar consultar algo, você enfrenta a busca infinita de arquivos.
E mesmo com todo esse trabalho, se o documento se perder ou houver qualquer questionamento sobre autenticidade da assinatura, você estará em maus lençóis.
O que é a assinatura eletrônica?
É a forma de validar documentos digitalmente. Ela identifica o signatário, garante a integridade do documento e deixa um registro de quando e onde foi assinado.
No contexto do RH, significa que você pode coletar assinaturas dos espelhos de ponto de forma totalmente digital, rápida e segura.
Como funciona a assinatura eletrônica na prática com a TiqueTaque?
- Fechamento do Período: O gestor ou time de RH fecha o período de apuração (normalmente mensal) com apenas alguns cliques. O sistema gera automaticamente todos os espelhos de ponto, já com a assinatura digital da empresa.
- Notificação Automática: Cada funcionário recebe simultaneamente um e-mail e uma notificação no aplicativo de registro para acessar o documento e assiná-lo.
- Arquivamento Automático: Após assinado, o espelho de ponto é automaticamente armazenado em nuvem pelo sistema da TiqueTaque, ficando disponível para consulta a qualquer momento e protegido contra alterações posteriores. (Lembrando que o RH pode abrir e fechar novamente o espelho de ponto para corrigir horários quando necessário).
Quando você implementa assinatura eletrônica de espelhos de ponto, está enviando uma mensagem clara:
“Queremos que você saiba exatamente o que está acontecendo. Queremos que seja fácil para você conferir. Não temos nada a esconder e valorizamos sua concordância informada.”
Isso muda a dinâmica. O colaborador não está mais assinando “porque tem que assinar”. Ele está genuinamente validando informações que pode conferir com clareza.
Que tal darmos o primeiro passo juntos? Fale com nosso time e descubra como a TiqueTaque pode transformar sua gestão de ponto em um processo simples, seguro e que constrói confiança. Porque você merece ter tranquilidade para focar no que realmente importa: as pessoas.
TiqueTaque: Tecnologia que cuida do tempo para você cuidar das pessoas.
