Você sabe como fazer uma boa videoconferência?

Mulher fazendo uma videoconferência via notebook

Devido a pandemia da Covid-19, reuniões que seriam presenciais estão sendo feitas via Videoconferência, mantendo a segurança do colaborador e melhorando a comunicação a distância.

Com o avanço da tecnologia, já não era incomum fazer reuniões, apresentações, e até mesmo conhecer um candidato à vaga via chamada de vídeo. Afinal, apesar de não substituir o contato físico, oferece uma experiência próxima.

Por outro lado, atualmente estamos passando por uma fase de distanciamento social para evitar a transmissão do Coronavírus, visto que isso ocorre através do contato de gotículas respiratórias contaminadas. 

Sendo assim, reuniões via videoconferência se tornaram uma necessidade em empresas que estão trabalhando com o sistema de home office. Por isso, viemos trazer dicas para que suas videoconferências sejam eficientes e organizadas. 

Leia também: O que é home office? [Guia completo]

A importância da videoconferência

Nós gostamos muito de mensagens rápidas, não é mesmo? Além do e-mail, nos adaptamos rapidamente à ferramentas como Whatsapp e iMessage, mandando mensagens de texto em tempo real

E isso não ocorre apenas em nossa vida pessoal, mas também profissional, uma vez que existem vários softwares que permitem chats entre a equipe. 

No entanto, nem sempre mensagens escritas são o suficiente. Sabemos que existem assuntos que precisam ser tratados face à face, devido sua complexidade ou urgência

Atualmente temos um leque de opções de ferramentas para realizar reuniões à distância, entre duas ou mais pessoas. Ouvir a voz e observar a linguagem corporal das pessoas com que se está falando faz toda a diferença, trazendo o lado mais humano para a conversa. 

Aliás, a videoconferência não precisa ser feita apenas com colaboradores, mas também pode incluir reuniões com fornecedores, investidores e até mesmo clientes, tornando esse contato mais próximo sem se preocupar com aglomerações ou locomoção.

Artigo recomendado: Covid-19: dicas para pequenos empreendimentos enfrentarem a pandemia

Que ferramenta utilizar?

Hoje temos muitas ferramentas disponíveis para se realizar uma videoconferência. Sendo assim, você pode ficar à vontade para escolher qual atende melhor suas necessidades. Algumas opções são:

  • Hangouts Meet: é uma ferramenta do Google que permite criar salas de reunião com várias pessoas, além de permitir o compartilhamento de tela, caso precise fazer uma apresentação.
  • Zoom: permite até mil pessoas em uma ligação, bem como oferece integração com o seu sistema de calendário. 
  • Workplace: essa ferramenta do Facebook funciona como um perfil profissional, no estilo do perfil pessoal na rede social. Além das chamadas de vídeo, é possível criar um feed e fazer anúncios para que todos os colaboradores vejam.
  • Skype: essa ferramenta é muito conhecida, e permite que até cinquenta pessoas participem de uma mesma reunião, com áudio e vídeo.

Atualmente, quase todos os dispositivos como notebooks e smartphones vêm equipados com o que é necessário para realizar chamadas de vídeo. Seja como for, é necessário verificar a disponibilidade de acesso à esses dispositivos por parte dos colaboradores. 

Por outro lado, não basta apenas ter uma boa ferramenta para realizar a reunião. É sobre isso que vamos conversar agora.

Código de conduta para reuniões em videoconferência

Apesar de estamos em casa, é preciso tomar alguns cuidados para ter uma reunião de qualidade e não se passar por alguém não profissional durante a videochamada. Sendo assim, fique atento:

  • Utilize fone de ouvido com microfone e faça um teste, assim você ouve melhor e permite que os outros te ouçam bem também;
  • Não participe de reuniões de pijama. Coloque uma roupa parecida com a que você usaria no escritório normalmente;
  • Escolha um lugar com fundo neutro para ficar, sem muitas distrações ou pessoas passando ao fundo. Além disso, uma cama desarrumada aparecendo no seu vídeo não passará uma imagem muito profissional, né?
  • Tome cuidado com objetos pessoais que possam aparecer com você no vídeo;
  • Verifique se a luz do ambiente que você está é o suficiente para que todos consigam te enxergar normalmente;
  • Mantenha o foco em quem está falando. Assim como em uma reunião presencial, não é legal pegar o celular para checar as notificações;
  • Deixe a câmera na altura dos olhos, para conseguir manter um bom contato visual com as outras pessoas da chamada;
  • Coloque seu microfone no mudo quando não estiver falando. É fácil se distrair quando há barulhos e pessoas falando no mesmo momento que você, por isso só ative seu microfone quando for falar;
  • Tente sempre marcar reuniões com antecedência. É claro que às vezes acontece uma emergência, mas no geral, busque sempre avisar as pessoas com tempo suficiente para elas se prepararem para a videochamada;
  • Fique em um lugar com bom sinal de wi-fi, para não perder a conexão durante a  videoconferência.

Juntos, cada um na sua casa

Por causa da pandemia da Covid-19, estamos precisando nos reinventar em vários aspectos.  Se sua função permite o trabalho remoto, você já está em vantagem. 

Sendo assim, não tenha medo da tecnologia. Pesquise, leia sobre as ferramentas e escolha a que mais se encaixa no perfil da sua equipe. Geralmente a interface desses programas são amigáveis e intuitivas, o que facilita muito no manuseio coletivo. 

Em momentos difíceis como esse, é muito importante nos sentirmos parte de um todo, de um coletivo. Ou seja: entender que não estamos sozinhos, apesar do distanciamento social. 

Está implantando a medida de videochamada em sua empresa? Conta para a gente como está sendo! 🙂


Foto: McKinsey

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